Myślisz o zmianie biura rachunkowego, ale zastanawiasz się, czy trzeba poczekać do stycznia? Biuro można zmienić również w trakcie roku podatkowego. Najważniejsze jest ustalenie terminu zakończenia dotychczasowej współpracy, przekazanie dokumentacji i jasny podział zadań między poprzednim a nowym biurem.
Październik to dobry moment, żeby przygotować przejście od początku kolejnego roku. Jeśli jednak potrzebujesz zmiany wcześniej, warto sprawdzić taką możliwość już teraz.
Czy ze zmianą biura trzeba czekać do końca roku?
To, że jedno biuro prowadzi Twoje rozliczenia od początku roku, nie oznacza, że musi je prowadzić aż do grudnia. Zmiana jest możliwa także w ciągu roku — z uwzględnieniem warunków dotychczasowej umowy i czasu potrzebnego na przejęcie dokumentacji.
Nowe biuro kontynuuje prowadzenie rozliczeń na podstawie przekazanych danych. Dlatego ważny jest stan księgowości na dzień przejęcia: jakie okresy zostały rozliczone, jakie deklaracje wysłano i czy pozostały sprawy wymagające uzupełnienia.
Zmiana biura nie rozpoczyna rozliczeń firmy od nowa. Trzeba zachować ciągłość danych za cały rok.
Zmiana od stycznia czy jeszcze w tym roku?
Początek roku może być wygodnym momentem organizacyjnym. Dotychczasowe biuro kończy prowadzenie ewidencji za poprzedni rok, a nowe rozpoczyna obsługę kolejnego. Nadal trzeba jednak ustalić, kto przygotuje roczne zeznanie oraz pozostałe rozliczenia dotyczące zakończonego roku.
Jeśli obecna współpraca nie odpowiada potrzebom Twojej firmy, nie musisz z góry odkładać zmiany do stycznia. Najpierw porozmawiaj z nowym biurem, sprawdź okres wypowiedzenia i ustal realny termin przekazania dokumentów.
W październiku warto zająć się tym z wyprzedzeniem. Zostaje czas na porównanie zakresu obsługi, uzgodnienie ceny i przygotowanie przejścia bez załatwiania wszystkiego w ostatnich dniach grudnia.
Od czego zacząć zmianę biura rachunkowego?
1. Sprawdź dotychczasową umowę
Zanim ustalisz datę rozpoczęcia nowej obsługi, przeczytaj warunki zakończenia obecnej współpracy. Zwróć uwagę na:
- okres wypowiedzenia;
- wymaganą formę i sposób złożenia wypowiedzenia;
- zasady przekazania dokumentacji;
- rozliczenie opłat za ostatni okres obsługi;
- ustalenia dotyczące zeznania rocznego i ewentualnych korekt.
Nie zakładaj, że współpracę można zakończyć z dnia na dzień. Termin przejścia powinien uwzględniać Twoją umowę.
2. Porozmawiaj z nowym biurem
Powiedz, czym zajmuje się Twoja działalność, jak prowadzona jest księgowość i od kiedy chcesz przekazać obsługę. Poinformuj również o zatrudnieniu pracowników, zaległych dokumentach oraz sprawach prowadzonych z urzędem lub ZUS, jeśli takie występują.
Na tej podstawie nowe biuro może określić zakres pracy, potrzebne materiały i możliwy termin rozpoczęcia współpracy. Jeśli dopiero porównujesz biura, sprawdź też, o co zapytać przed rozpoczęciem współpracy.
3. Ustal, kto rozlicza ostatni i pierwszy okres
Sama data rozpoczęcia nowej umowy nie wyjaśnia jeszcze wszystkich obowiązków. Dokumenty za dany miesiąc bywają rozliczane i wysyłane już w miesiącu kolejnym.
Przykładowo: jeśli nowe biuro zaczyna prowadzić księgowość od listopada, trzeba uzgodnić, kto przygotuje rozliczenia za październik, których terminy przypadają w listopadzie.
Warto zapisać:
- jaki jest ostatni okres obsługiwany przez poprzednie biuro;
- od którego okresu rozliczenia przygotowuje nowe biuro;
- kto wysyła deklaracje za okres przejściowy;
- kto zajmie się rocznym zeznaniem;
- jak będą obsługiwane korekty dotyczące wcześniejszych okresów.
Dzięki temu żadna ze stron nie będzie czekać, aż coś zrobi druga.
4. Przygotuj dokumentację do przekazania
Dokładna lista zależy od sposobu prowadzenia księgowości i zakresu obsługi. Nowe biuro może potrzebować między innymi:
- dokumentów źródłowych, w tym faktur;
- prowadzonych ksiąg lub ewidencji wraz z podsumowaniami;
- rejestrów VAT, jeśli dotyczą Twojej działalności;
- kopii wysłanych deklaracji i plików JPK oraz potwierdzeń ich przyjęcia;
- ewidencji środków trwałych i informacji o amortyzacji;
- dokumentacji rozliczeń ZUS;
- dokumentacji kadrowej i płacowej, jeśli zatrudniasz;
- informacji o brakach, korektach i sprawach pozostających w toku.
Uzgodnij także format przekazania danych. Same wydruki mogą nie wystarczyć do sprawnego kontynuowania obsługi — warto wcześniej zapytać o potrzebne pliki elektroniczne.
Dobrze jest spisać listę przekazywanych materiałów i zaznaczyć, które dokumenty zostaną dostarczone później.
5. Uporządkuj pełnomocnictwa i dostępy
Przy zmianie biura trzeba sprawdzić, kto ma uprawnienia do działania w Twoim imieniu. Zakończenie umowy i odwołanie pełnomocnictwa to odrębne czynności.
Do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych służy pełnomocnictwo UPL-1. Jego zmianę lub odwołanie zgłasza się na formularzu OPL-1. Informacje Ministerstwa Finansów o pełnomocnictwach.
Osobno należy sprawdzić pełnomocnictwa w ZUS oraz dostępy do używanych systemów, w tym KSeF, jeśli jest objęty obsługą. ZUS udostępnia formularz PEL-O do odwołania pełnomocnictwa. Informacje ZUS o odwołaniu pełnomocnictwa.
Terminy nadania i odwołania uprawnień uzgodnij tak, aby można było wykonać ostatnie czynności poprzedniego biura i rozpocząć pracę nowego.
Czy nowe biuro sprawdzi wcześniejsze rozliczenia?
Przejęcie bieżącej obsługi i sprawdzenie całej wcześniejszej księgowości to dwa różne zakresy pracy. Nie zakładaj, że podpisanie nowej umowy automatycznie obejmuje przegląd wszystkich rozliczeń od początku roku.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące wcześniejszych okresów, powiedz o nich przed rozpoczęciem współpracy. Ustalcie, jakie materiały trzeba sprawdzić, czy potrzebne będą korekty i jak zostanie rozliczona dodatkowa praca.
O czym pamiętać, jeśli planujesz zmianę od nowego roku?
Przed styczniem warto mieć ustalone nowe biuro, warunki współpracy i termin przekazania dokumentacji. Szczególną uwagę poświęć rozliczeniom dotyczącym kończącego się roku.
Zakończenie bieżącej obsługi w grudniu nie przesądza, kto przygotuje roczne zeznanie. Tę kwestię trzeba uzgodnić osobno. Podobnie jest z rozliczeniami pracowników, dokumentami dostarczonymi z opóźnieniem i ewentualnymi korektami.
Im wcześniej ustalisz te sprawy, tym łatwiej przygotować uporządkowane przejście.
Myślisz o zmianie biura rachunkowego w Stoczku Łukowskim?
Zadzwoń do ASYSTY i opowiedz o swojej działalności. Ustalimy, jaki zakres obsługi możemy przejąć, od kiedy możemy rozpocząć współpracę i jakie dokumenty będą potrzebne.
Możesz porozmawiać z nami zarówno o zmianie w trakcie roku, jak i o rozpoczęciu obsługi od stycznia.
Zadzwoń: 572 101 020
Sprawdź, jak współpracujemy
Napisz do nas
