Szukasz biura rachunkowego dla swojej działalności? Możesz zacząć od polecenia znajomego, sprawdzenia opinii albo telefonu do biura w okolicy. Ostateczny wybór warto jednak oprzeć na konkretnej rozmowie: o zakresie obsługi, dokumentach, kontakcie i cenie.
Dobra współpraca wymaga jasnych ustaleń. Zanim powierzysz komuś księgowość swojej firmy, sprawdź, jak będzie wyglądała w praktyce.
Zacznij od potrzeb swojej działalności
Przed rozmową z biurem przygotuj kilka podstawowych informacji. Powiedz, czym się zajmujesz, czy dopiero rozpoczynasz działalność, czy prowadzisz ją od dłuższego czasu i jakie sprawy chcesz przekazać.
Przydatne będą również informacje o liczbie dokumentów w miesiącu, sposobie prowadzenia księgowości i zatrudnieniu pracowników. Jeśli jesteś podatnikiem VAT lub potrzebujesz obsługi KSeF, wspomnij o tym na początku.
Nie musisz przygotowywać szczegółowego zestawienia ani znać wszystkich określeń księgowych. Chodzi o to, żeby biuro mogło poznać sytuację Twojej firmy i zaproponować odpowiedni zakres obsługi.
1. Co dokładnie obejmuje obsługa?
Samo hasło „prowadzenie księgowości” może oznaczać różny zakres czynności. Dlatego poproś o wyjaśnienie, jakie zadania biuro przejmie, a jakie pozostaną po Twojej stronie.
W zależności od potrzeb zapytaj o:
- prowadzenie ksiąg lub ewidencji;
- przygotowywanie deklaracji i zeznań podatkowych;
- rozliczenia ZUS;
- kadry i płace;
- obsługę KSeF;
- przekazywanie informacji o kwotach i terminach płatności;
- czynności związane z korespondencją z urzędami.
Ustal również, czy roczne rozliczenie działalności jest objęte uzgodnioną ceną i jak rozliczane są dodatkowe czynności.
Im dokładniej omówicie zakres na początku, tym łatwiej będzie później ocenić, czy współpraca przebiega zgodnie z ustaleniami.
2. Jak będę przekazywać dokumenty?
Sposób dostarczania dokumentów powinien pasować do Twojej codziennej pracy.
Zapytaj, czy dokumenty przynosi się do biura, przekazuje elektronicznie, czy korzysta z określonego systemu. Ustal także, w jakiej formie biuro potrzebuje poszczególnych materiałów i do kiedy należy je dostarczyć.
Warto od razu omówić sytuacje, które zdarzają się w praktyce: spóźnioną fakturę, brakujący dokument albo korektę otrzymaną już po miesięcznym rozliczeniu. Dowiedz się, jak wtedy przekazać informację i z kim się skontaktować.
Jeżeli zależy Ci na osobistym dostarczaniu dokumentów, sprawdź lokalizację i godziny pracy biura. Jeśli oczekujesz obsługi zdalnej, potwierdź jej rzeczywisty zakres przed podpisaniem umowy.
3. Z kim będę się kontaktować?
Przy wyborze biura warto wiedzieć, jak uzyskasz odpowiedź na pytanie dotyczące swojej firmy.
Zapytaj, kto będzie przyjmować dokumenty i odpowiadać na pytania. Ustal preferowany sposób kontaktu: telefon, e-mail czy rozmowę w biurze. Dowiedz się też, jak wygląda kontakt podczas nieobecności osoby zajmującej się Twoimi sprawami.
Już pierwsza rozmowa może wiele pokazać. Czy otrzymujesz konkretne odpowiedzi? Czy biuro wyjaśnia swoje zasady? Czy wiesz, jaki będzie następny krok?
To ważne, bo w trakcie współpracy będziesz potrzebować nie tylko przygotowanych rozliczeń, ale również informacji, czego dotyczą i co trzeba zrobić po Twojej stronie.
4. Od czego zależy cena?
Żeby porównać oferty, trzeba porównać ich zakres. Niższa miesięczna kwota może obejmować mniej czynności, a wyższa — dodatkowe elementy obsługi.
Zapytaj:
- co obejmuje miesięczna opłata;
- czy cena zależy od liczby dokumentów;
- jak rozliczana jest obsługa pracowników;
- czy zeznanie roczne jest w cenie;
- które czynności są płatne dodatkowo;
- w jakich sytuacjach cena może się zmienić.
Zanim zaczniesz współpracę, musisz wiedzieć, ile zapłacisz za uzgodniony zakres i co może wpłynąć na późniejszą wycenę.
5. Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
Dobre przygotowanie początku obsługi ułatwia kolejne miesiące.
Zapytaj, jakie dokumenty musisz dostarczyć, od kiedy biuro może prowadzić rozliczenia i jakie formalności trzeba dopełnić. Ustal, jakie upoważnienia będą potrzebne oraz kto wyjaśni sposób ich przygotowania.
Jeśli zmieniasz biuro, omów również przejęcie dotychczasowej dokumentacji. Trzeba jasno określić, jaki okres rozlicza poprzednie biuro, a od którego zaczyna nowe.
Warto też uzgodnić, kto przygotuje zeznanie roczne i jak zostaną obsłużone ewentualne korekty dotyczące wcześniejszych okresów.
Przeczytaj również: Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku podatkowego?
6. Jakie obowiązki pozostają po mojej stronie?
Przekazanie księgowości do biura nie kończy Twojego udziału w rozliczeniach firmy. Nadal potrzebna jest współpraca: dostarczanie dokumentów, przekazywanie informacji o zmianach i dokonywanie płatności.
Przed podpisaniem umowy ustal:
- do kiedy przekazujesz dokumenty;
- jakie zmiany w działalności należy zgłaszać;
- jak otrzymujesz informacje o należnościach;
- kto wykonuje przelewy podatków i składek;
- jak przekazujesz pisma z urzędu lub ZUS.
Jasny podział zadań pomaga uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca i biuro zakładają, że daną czynnością zajmuje się druga strona.
Czy warto kierować się opiniami?
Opinie i polecenia mogą pomóc przygotować listę biur, z którymi chcesz porozmawiać. Najwięcej mówią te, które opisują konkretne doświadczenia: kontakt, przekazywanie informacji, sposób wyjaśniania spraw czy organizację współpracy.
Pamiętaj jednak, że potrzeby firm są różne. Biuro polecone przez znajomego warto sprawdzić również pod kątem własnej działalności i oczekiwanego zakresu obsługi.
Potraktuj opinie jako punkt wyjścia do rozmowy, a warunki współpracy potwierdź bezpośrednio.
Po czym poznać, że masz wystarczająco dużo informacji do wyboru?
Po rozmowie sprawdź, czy znasz odpowiedzi na pięć pytań:
- Co biuro będzie robić dla mojej firmy?
- Co i kiedy muszę przekazywać?
- Jak uzyskam odpowiedź na swoje pytania?
- Ile kosztuje uzgodniona obsługa?
- Jak i kiedy możemy rozpocząć współpracę?
Jeżeli któryś z tych punktów pozostaje niejasny, wróć do niego przed podpisaniem umowy. Konkretne ustalenia są dobrym początkiem współpracy.
Szukasz biura rachunkowego w Stoczku Łukowskim?
W ASYŚCIE zaczynamy od rozmowy o Twojej działalności. Ustalamy potrzebny zakres obsługi, cenę i dokumenty niezbędne do rozpoczęcia współpracy.
Zajmujemy się księgowością, rozliczeniami ZUS, kadrami i płacami, KSeF oraz deklaracjami i zeznaniami podatkowymi. Możesz przyjść do biura przy pl. Tadeusza Kościuszki 8 w Stoczku Łukowskim albo najpierw zadzwonić.
Zadzwoń: 572 101 020
Poznaj zakres obsługi księgowej
Napisz do nas
