Chcesz przekazać księgowość do biura, ale nie wiesz, od czego zacząć? Na pierwszą rozmowę nie musisz przychodzić z pełną dokumentacją ani znać wszystkich określeń księgowych. Wystarczy kilka informacji o Twojej działalności i o tym, jakie sprawy chcesz przekazać.
Dzięki nim biuro będzie mogło określić potrzebny zakres obsługi, zapytać o brakujące szczegóły i przedstawić warunki współpracy. Poniżej znajdziesz krótką listę, która pomoże przygotować się do telefonu lub spotkania.
Powiedz, czym zajmuje się Twoja firma
Zacznij od prostego opisu działalności. Sprzedajesz produkty, wykonujesz usługi, prowadzisz sklep, a może pracujesz dla kilku stałych klientów? Powiedz też, czy dopiero rozpoczynasz działalność, czy firma działa już od pewnego czasu.
Wspomnij, komu wystawiasz faktury i czy współpracujesz z kontrahentami zagranicznymi. Jeśli działalność jest sezonowa albo liczba transakcji mocno zmienia się w ciągu roku, również warto to zaznaczyć.
Nie chodzi o formalną prezentację firmy. Biuro potrzebuje poznać jej codzienną pracę, żeby ustalić, jakie dokumenty i rozliczenia będą się pojawiać.
Przygotuj podstawowe informacje o rozliczeniach
Jeśli już prowadzisz działalność, przydatne będą:
- NIP i nazwa firmy;
- obecna forma opodatkowania;
- sposób prowadzenia księgowości;
- informacja, czy jesteś podatnikiem VAT;
- informacja, kto obecnie zajmuje się rozliczeniami.
Jeżeli nie znasz odpowiedzi na któreś pytanie, powiedz o tym. Możesz sprawdzić informacje w dotychczasowych dokumentach lub zapytać, jaki materiał przygotować do kolejnej rozmowy.
Na początek ważniejszy jest rzetelny opis sytuacji niż używanie fachowych nazw.
Oszacuj liczbę dokumentów w miesiącu
Liczba dokumentów pomaga określić zakres pracy biura. Warto wiedzieć, ile mniej więcej wystawiasz faktur sprzedaży i ile otrzymujesz dokumentów kosztowych.
Nie musisz liczyć każdej kartki przed pierwszym telefonem. Możesz podać przybliżoną liczbę na podstawie ostatnich miesięcy. Zaznacz jednak, jeśli jeden miesiąc znacząco różni się od pozostałych.
Powiedz również, czy masz dodatkowe dokumenty związane z działalnością, na przykład raporty sprzedaży, rozliczenia płatności internetowych lub dokumenty dotyczące zakupów z zagranicy.
Jeśli trudno Ci oszacować ilość materiałów, zapytaj biuro, jak najlepiej ją ustalić.
Powiedz, czy zatrudniasz lub planujesz zatrudnienie
Obsługa pracowników i zleceniobiorców wymaga osobnych ustaleń. Podczas rozmowy podaj liczbę zatrudnionych osób oraz rodzaje zawartych umów.
Jeżeli dopiero planujesz zatrudnienie, powiedz, kiedy ma się rozpocząć. Dzięki temu będzie można wcześniej uzgodnić potrzebny zakres kadr i płac oraz sposób przekazywania informacji.
Warto też wskazać, które czynności wykonujesz obecnie samodzielnie, a które chcesz przekazać do biura.
Określ, czego oczekujesz od obsługi
Zastanów się, jakie sprawy najbardziej zajmują Ci czas i co chcesz uporządkować. Może chodzi o prowadzenie całej księgowości, rozliczenia ZUS, kadry i płace, obsługę KSeF albo przygotowywanie deklaracji.
Powiedz również, jak chcesz kontaktować się z biurem i przekazywać dokumenty. Jeśli zależy Ci na osobistych spotkaniach, zaznacz to. Jeżeli oczekujesz elektronicznego obiegu dokumentów, zapytaj, jakie rozwiązania są dostępne.
Przy obsłudze KSeF warto ustalić, kto wystawia faktury, kto zajmuje się ich odbieraniem i jakie czynności mają należeć do biura. Samo określenie „obsługa KSeF” nie wyjaśnia jeszcze podziału zadań.
Zmieniasz biuro? Przygotuj kilka dodatkowych informacji
Jeśli Twoje rozliczenia prowadzi już inne biuro, przed rozmową sprawdź okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy. Zastanów się też, od kiedy chcesz rozpocząć nową współpracę.
Warto wiedzieć:
- do jakiego okresu księgowość jest rozliczona;
- czy wszystkie dokumenty zostały przekazane;
- czy są sprawy wymagające uzupełnienia lub korekty;
- kiedy możesz otrzymać dokumentację od dotychczasowego biura;
- jakie rozliczenia pozostają jeszcze do przygotowania.
Jeżeli nie masz tych informacji, nie musisz odkładać pierwszego kontaktu. Powiedz, co już wiesz, a następnie ustal, co trzeba sprawdzić przed przejęciem obsługi.
Otwarta informacja o brakach lub zaległych sprawach pozwala realnie zaplanować rozpoczęcie współpracy.
O co zapytać podczas pierwszej rozmowy?
Przygotuj własne pytania. Rozmowa ma pomóc również Tobie ocenić, czy sposób pracy biura odpowiada potrzebom Twojej firmy.
Na początek wystarczy zapytać:
- Co będzie obejmować obsługa mojej działalności?
- Jakie czynności pozostaną po mojej stronie?
- Jak i do kiedy mam przekazywać dokumenty?
- Z kim będę się kontaktować w sprawie rozliczeń?
- Jak otrzymam informacje o kwotach i terminach płatności?
- Co obejmuje cena, a co jest rozliczane dodatkowo?
- Od kiedy możemy rozpocząć współpracę?
Jeśli odpowiedź jest dla Ciebie niejasna, poproś o wyjaśnienie lub przykład. Lepiej doprecyzować zasady przed rozpoczęciem obsługi.
Czy trzeba od razu przynieść wszystkie dokumenty?
Zakres materiałów potrzebnych do rozpoczęcia pracy ustala się z biurem. Nie musisz dostarczać pełnego archiwum na pierwsze spotkanie bez wcześniejszego uzgodnienia.
Jeśli rozmowa ma dotyczyć konkretnego problemu lub pisma z urzędu, powiedz o tym przy umawianiu kontaktu. Biuro wskaże, jakie dokumenty przygotować, żeby można było odnieść się do sprawy.
W pozostałych sytuacjach zacznij od podstawowych informacji o działalności. Listę dokumentów potrzebnych do uruchomienia obsługi uzgodnicie w kolejnym kroku.
Krótka lista przed telefonem
Przygotuj sobie kilka punktów:
- czym zajmuje się firma;
- jak obecnie prowadzisz rozliczenia;
- ile mniej więcej masz dokumentów;
- czy zatrudniasz pracowników lub zleceniobiorców;
- jakie sprawy chcesz przekazać;
- od kiedy potrzebujesz obsługi;
- o co chcesz zapytać.
Taka notatka wystarczy, żeby rozpocząć konkretną rozmowę. Nie musisz mieć gotowej odpowiedzi na wszystko.
Porozmawiajmy o obsłudze Twojej działalności
W ASYŚCIE zaczynamy od poznania sytuacji Twojej firmy. Następnie ustalamy zakres obsługi, cenę i dokumenty potrzebne do rozpoczęcia współpracy.
Możesz zadzwonić, napisać albo przyjść do biura przy pl. Tadeusza Kościuszki 8 w Stoczku Łukowskim. Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30–15:30.
Zadzwoń: 572 101 020
Sprawdź, jak współpracujemy
Napisz do nas
